parallax background

Zarządzanie czasem, czyli kilka metod na to jak dotrzymać terminów w pracy i nie zwariować.

automatyzacje
Automatyzacje dla biznesu. Czy warto?
10 września 2020

Godzina 9:00 rano, siadasz do komputera. Miliony maili i zadań spływają jeden po drugim. Czas leci nieubłaganie, Ty miotasz się między mailami i telefonem.  Jak sprawić, żeby ten dzień pracy nie przebiegał tak chaotycznie? Jak efektywnie pracować i jak zarządzać swoim czasem? Poniżej znajdziesz kilka rad, które na pewno ułatwią Ci pracę i wyeliminują chaos z Twojego rozkładu dnia.
Zarządzanie czasem – wykorzystaj kilka naszych wskazówek!


Pomocne checklisty


Wypisuj wszystkie zadania, które masz do zrealizowania i na ich podstawie rób sobie „checklisty”.  Można je wypisać na kartce w notesie lub w pliku na komputerze. Jeśli są to duże projekty, podziel je na podprojekty, a te na zadania. Zobaczysz wtedy tak naprawdę, jak dużo jest tych zadań. Jeśli zadanie jest za duże, by zrobić je np. w ciągu godziny, to sprawdź czy można je podzielić na mniejsze zadania. Spróbuj je uporządkować w kolejności ważności wykonania – te, które są na już, podkreśl lub zaznacz w jakiś sposób.


Kalendarze usprawniają zarządzanie czasem


Używaj kalendarza
. To może być kalendarz Google, kalendarz Outlook lub nawet kalendarz papierowy! Wybierz taki, z którego najwygodniej Ci się korzysta. Rozpisuj wykonanie zadań na konkretne dni. Takie działanie wyklaruje Ci co ma być zrobione na dziś a co może kilka dni poczekać. Jeśli korzystasz z kalendarza elektronicznego – korzystaj z funkcji przypomnień.


Sztuka wyboru


Ustalaj listę priorytetów.
 Nawet jeśli priorytetami są zadania bardziej skomplikowane. Wszystkie zadania można podzielić na te, które muszą być zrobione już teraz i które mogą chwilę poczekać.


Zarządzanie czasem nie lubi bałaganu


Utrzymuj porządek w mailach oraz dokumentach. 
Stwórz sobie odpowiednie foldery, zarówno w skrzynce mailowej jak i po prostu na komputerze i wrzucaj tam wiadomości i dokumenty. Dzięki temu unikniesz poszukiwać informacji, które akurat będą ci potrzebne w danym momencie.


Nielubiane zadania? Deleguj!


Deleguj.
 Jeśli jesteś przeciążony ilością zadań, zastanów się, czy możesz niektóre z nich przekazać komuś innemu do wykonania. Czasem są to drobne prace, które z powodzeniem mogą być zrobione przez innego pracownika, a Tobie oszczędzą czasu i pozwolą skupić się na tych priorytetowych zadaniach.


Multitasking to mit!


Wykonuj zadania po kolei.
 Nie rób kilka rzeczy na raz. Skorzystaj z przygotowanej listy priorytetów i wykonuj zadania jedne po drugim. Jeśli będziesz robił kilka prac na raz, jest duża szansa popełnienia błędu i przez to straty czasu.


Precz z rozpraszaczami


Nie rozpraszaj się.
 Jeśli pracujesz w biurze, które ma wyznaczone specjalne pokoje do cichej pracy – korzystaj z nich zawsze wtedy, kiedy musisz się skupić. Miej porządek na biurku. Nie włączaj radia, zastanów się czy wolisz pracować z muzyką (np. instrumentalną, filmową), dźwiękami natury czy w absolutnej ciszy. Rób zadania od początku do końca, bez przerw na kawę czy na rozmowę z kolegą. Po to dzieliłeś je na „zjadliwe kąski”, by móc robić je za jednym zamachem. Na przerwę przyjdzie czas po wykonaniu zadania.

 
Jeśli jesteś aktywnym użytkownikiem Facebooka, Messengera lub innych komunikatorów – ustaw sobie wyciszenie przychodzących wiadomości – nie będą Cię rozpraszać gdy pracujesz.


Zarządzanie czasem – podsumowanie


To niektóre ze sposobów radzenia sobie z efektywnym zarządzaniem czasem. Warto spróbować chociaż części, ponieważ już po kilku dniach zauważysz efekty. Gdy pracujemy w sposób zorganizowany jesteśmy spokojniejsi i mniej zdenerwowani w trakcie dnia, a lista naszych zadań sukcesywnie się kurczy.


Jeśli jednak nadmiar obowiązków Cię przerasta, skorzystaj z pomocy Wirtualnych Asystentek BrandAssist! Nasze asystentki przejmą z Ciebie część obowiązków, dzięki czemu będziesz mógł się skupić na priorytetach. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą!

We wdrażaniu może pomóc wykwalifikowana wirtualna asystentka – wystarczy skontaktować się z nami .
A jak nie stracić czasu i kontroli nad własną firmą współpracując z wirtualną asystentką? Na to odpowie ten e-book..


Małgorzata Jagóra

Wirtualna Asystentka BrandAssist