parallax background

W czym Wirtualna Asystentka może pomóc prawnikowi?

jak zrobić kurs on-line
Jak zrobić kurs on-line? Poznaj 5 koniecznych narzędzi
13 listopada 2019
język sprzedaży
10 językowych zabiegów, które rozkręcą sprzedaż – czy je znasz?
10 grudnia 2019

Zdawać by się mogło, że wymiar sprawiedliwości w wielu aspektach pozostał w XIX wieku. Do niedawna rządził papier i poczta, zdecydowanie nie elektroniczna. Powoli jednak, wraz z cyfryzacją i wdrożeniem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych wchodzimy w XXI wiek. Wirtualna asystentka dla prawnika? Czemu nie!

Materiał ten powstał na podstawie rozmów ze znajomymi prawnikami i nie jest receptą, która sprawdzi się zawsze. W przykładach bierzemy pod uwagę małą kancelarię (1-2 prawników i 1-3 aplikantów). Polecamy konsultacje biznesowe Poli Sobczyk – pozwolą zdiagnozować zadania, które w Twojej kancelarii lub biznesie mogą zostać przeniesione do sieci.

Aplikant – stosunkowo niedrogi i jest na miejscu. Ale czy nie szkoda jego czasu?

Naszym zdaniem szkoda czasu osób o nie małej wiedzy prawniczej do polerowania formatowania w plikach wordowskich, odbierania telefonów czy prowadzenia kalendarza.

Kancelarie często do zadań „asystencko-sekretariatowych” wykorzystują aplikantów.

Lepiej spożytkować ich czas na zadania wymagające obecności osobistej oraz takie, które pozwolą im się rozwijać jako jurystom. Takich, o których później będziecie mogli dumnie powiedzieć „mój aplikant”.

Zadania typowo asystenckie – wirtualne wsparcie dla kancelarii

Wirtualna asystentka dla prawnika może wykonać zadania typowo asystenckie, takie jak:

  • Prowadzenie kalendarza spotkań, przypominanie o zbliżających się terminach, spotkaniach. 
  • Odbieranie telefonów – przydatne zwłaszcza w czasie rozpraw lub podczas pracy wymagającej głębokiego skupienia.
    Warto na czas rozpraw przekierować połączenia z telefonu Mecenasa do Wirtualnej Asystentki. Niestety nieodebrany telefon, to znaczne ryzyko utracenia potencjalnego klienta, który niedodzwoniwszy się, będzie szukał prawnika gdzieś indziej. Z kolei obecni klienci mogą poczuć się lekceważeni. Nawet zebranie podstawowych informacji kontaktowych wraz z informacją, że mecenas oddzwoni niezwłocznie po rozprawie może znacznie podwyższyć odczuwalną jakość obsługi i zadowolenie klientów.     
  • Obsługa skrzynki mailowej. Dbanie o porządek w plikach (np. poprzez zapisywanie załączników od klientów w odpowiednich folderach w chmurze). Informowanie o priorytetowych mailach. 
  • Prowadzenie social mediów kancelarii (Facebook, wizytówka Google, LinkedIn…).
  • Publikowanie artykułów czy wstawianie informacji na stronę WWW kancelarii.
  • Porządkowanie dokumentów związanych z delegacją (np. na podstawie zdjęć biletów i faktur).
  • Zamawianie artykułów biurowych (papier, tonery, wizytówki) i eksploatacyjnych (woda, kawa, ciasteczka i chusteczki higieniczne).
  • Katalogowanie m.in. zdjęć/skanów akt zrobionych przez aplikantów.  

Obecnie prawie każdy z nas w kieszeni nosi całkiem użyteczny skaner – dzięki aplikacjom takim jak Microsoft Lens można za jednym zamachem robić smartfonem zdjęcia np. akt sprawy, które zostaną delikatnie obrobione (zmodyfikowane aby nie było zakrzywień wynikających z konta robienia zdjęć, czy ramki wokół kartki) oraz zostaną wstawione na chmurę. Dzięki temu rozwiązaniu masz szansę mieć porządek w kopiach dokumentów.

Wirtualna asystentka dla prawnika – zadania typowo kancelaryjne wykonalne zdalnie

  • Dzwonienie do sądu i ustalanie: terminów rozpraw czy posiedzeń, ustalanie sygnatury spraw, ustalanie którzy świadkowie odebrali wezwania na rozprawę, ile czasu sędzia zaplanował na rozprawę, czy jakaś sprawa nie została przeniesiona/odwołana lub czy wpłynęły potrzebne dokumenty.
  • W awaryjnych wypadkach “prośba o poczekanie” – czyli zadzwonienie do sądu i poinformowanie o spóźnieniu prawnika na rozprawę i poproszenie o poczekanie na niego. 
  • Dzwonienie do kontrahentów zwłaszcza na poziomie i sekretariatów i ustalaniu wpływu dokumentów potrzebnych do sporządzenia danych pism procesowych czy przygotowania zmian w KRS.
  • Zamówienie telefoniczne lub mailowe akt do czytelni na dany termin.
  • Pytanie o orzeczenia jakie zapadły (niestety sądy rzadko podają szczegóły orzeczeń telefonicznie).
  • Ustalanie właściwej instytucji – np. w przypadku aresztowania klienta. 

Wszyscy wiemy, że prawnikom ciężko być punktualnymi – często sprawy się przedłużają i trudno zaplanować dzień tak, aby wszystko było odbyło się tak, jak było zaplanowane. Wsparcie osoby pracującej zdalnie może się przydać aby np. przesunąć spotkania z klientami. Wszak z sali rozpraw nie ma możliwości zadzwonić i przepraszać.  

Jakich zadań dla kancelarii nie wykona się zdalnie?

Zdecydowanie nie jest możliwe porządkowanie dokumentów fizycznych przez internet. Ciężko też odebrać czy wysłać korespondencję z placówki pocztowej. Zdalnie nie da się niestety odwiedzić też sądu (chociaż tutaj znacznym ułatwieniem jest wspomniany Portal Informacyjny Sądów Powszechnych pozwalający na wysyłkę wniosków podstawowych).

Hipotetycznie możliwe jest znalezienie Wirtualnej Asystentki, która zgodzi się np. raz-dwa razy w tygodniu pojawiać się w kancelarii, aby uporządkować dokumenty, pójść do sądu i zanieść to, co potrzebne.

Jeśli prowadzisz jednoosobową kancelarię, może dobrym pomysłem byłoby znaleźć Wirtualną Asystentkę, która chciałaby połączyć pracę zdalną dla swoich klientów z asystowaniem tobie i twoim klientom w kancelarii – taka symbioza trochę na zasadzie coworkingu ; )

Dlaczego zdalny pracownik to dobre rozwiązanie dla kancelarii?

Po pierwsze Wirtualne Asystentki to tak naprawdę firmy i rozliczane są w przypadku większości zadań  za godzinę realnej pracy (rozliczanie minutowe) i wystawiają faktury VAT. Co oznacza, że jest to rozwiązanie biznesowe, a nie podpadające pod kodeks pracy. Innymi słowy – koszty pracownicze czy kwestie urlopu nie zaprzątają ci głowy.  

Jeśli więc trwa sezon ogórkowy, nie prowadzisz akurat spraw i w zasadzie nic się nie dzieje, to nie masz pracownika, któremu płacisz pełne wynagrodzenie.

Warto też zwrócić uwagę, że wiele osób zajmujących się wirtualną asystą kwestie typu „wirtualna recepcja” (czyli m.in. odbieranie telefonów) chce rozliczać ryczałtowo – stawka miesięczna za bycie dyspozycyjnym. Ma to sens, ponieważ dzwoniące telefony potrafią rozpraszać pracę, a przecież za każdym razem trzeba zadbać, by rozmowa była na najwyższym poziomie kultury i rzeczowości.

I na koniec, chociaż tego prawnikom raczej przypominać nie trzeba, podstawą współpracy prawnika lub kancelarii z Wirtualną Asystentką jest Umowa o Współpracę. Nie wolno też zapomnieć o umowie poufności (NDA) rozszerzonej o tajemnicę adwokacką. 

Podsumowując kancelaria, kancelarii nie równa. Warto rozważyć odciążenie siebie i aplikantów z zadań typowo administracyjnych czy „sekretarkowych”, zlecając zadania pracownikowi zdalnemu. Pozwoli to na skoncentrowanie się na tym, co naprawdę ważne – klientach Kancelarii, przygotowaniu do rozpraw i może nawet zostawi to chwilę, na zasłużony relaks. 

Pola Sobczyk

CEO BrandAssist, Wirtualna Asystentka