parallax background

Organizacja Spotkań – niedoceniony kluczowy proces biznesowy

Usprawnienia dla firm. Telefon
20 maja 2020

Nieważne czy jesteś przedsiębiorcą, marketingowcem, freelancerem czy wysoko postawionym pracownikiem korporacji, bez odpowiedniego sposobu komunikacji nie osiągniesz swoich celów. To niedoceniany proces biznesowy. Stały kontakt z klientem czy zespołem, którym kierujesz, jest w biznesie sprawą podstawową.

Możesz mieć najlepszą ofertę, być fachowcem w swojej dziedzinie, znać odpowiedzi na wszystkie pytania twoich klientów, a i tak nie zdobywać nowych zleceń. Dobra organizacja spotkań z potencjalnymi klientami sprawi, że nie ominą Cię intratne kontrakty i zdobędziesz możliwość przeniesienia swojego biznesu na wyższy poziom. Realizacja założonych celów sprzedażowych staje się zadaniem dużo prostszym.

Proces biznesowy – znaczenie w organizacji

W Twoim przedsiębiorstwie, nawet jeśli tego na co dzień nie zauważasz, są wykonywane powtarzalne czynności tzw. proces biznesowy. Pomagają one dostarczać klientom produkt na zbliżonym poziomie jakości i standardach obsługi. W dużych organizacjach mapowanie procesów biznesowych jest jednym ze strategicznych celów rozwoju. Bardzo ważna jest identyfikacja i uświadomienie sobie, jakie procesy biznesowe są kluczowe dla rozwoju twojego biznesu. Dobrze zorganizowane procesy zmniejszają ryzyko nie oczekiwanych strat i oszczędzają czas.

Mapowanie procesu nie jest sprawą prostą. Zaplanowane i opisane procesy wymagają ciągłej kontroli i ulepszania. Proces biznesowy składa się ze zdarzenia wejściowego, które inicjuje cały ciąg działań powiązanych przyczynowo-skutkowo, a w jego wyniku powstaje produkt finalny, który daje wartość dla Twoich klientów.

Dobrze zorganizowane i opisane procesy mogą zostać oddelegowane do zewnętrznych dostawców usługi. Nazywa się to outsourcing usług i jest obecnie bardzo popularne w naszej rzeczywistości ekonomicznej. Dostawca zewnętrzny ze względu na specjalizację potrafi przeprowadzić Twój proces biznesowy efektywniej, szybciej i taniej niż działania wewnątrz firmy. Doskonałym przykładem outsourcingu usług jest obsługa księgowo – kadrowa.

Korzystanie z usług Wirtualnej Asystentki też jest swego rodzaju outsourcowaniem procesów. Niestety, ze względu na ograniczenia osobowe indywidualnie pracująca Wirtualna Asystentka może pokryć ograniczoną ilość procesów. Agencja Wirtualnych Asystentek mam większe „moce przerobowe”, ponieważ dysponuję większą ilością umiejętności, od obsługi administracyjnej po złożone projekty marketingowo-sprzedażowe.

Jednym z przykładów kluczowego procesu biznesowego, który może zostać oddelegowany do Wirtualnej Asystentki, jest organizacja spotkań.

Organizacja spotkań – dobra koordynacja to podstawa

Twój klient musi czuć się zaopiekowanym, musi widzieć, że jest dla Ciebie ważnym i dlatego nie powinien czekać 3 do 5 dni na Twoją odpowiedź w sprawie „szybkiego” spotkania.

Czy zdarzyło Ci się, że klient zabiegał o Twoją atencje, a z powodu zbyt długiego oczekiwania na Twoją odpowiedź poszedł ze swoim problemem do konkurencji? Lub istotna osoba w Twoim zespole prosiła o szybkie spotkanie 1:1, żeby przekazać coś ważnego, a po kilku dniach starań znalazłeś na swoim biurku wypowiedzenie?

Takie sytuacje zdarzają się zdecydowanie za często i mają poważne konsekwencje dla Twojego biznesu i wizerunku. 

Wyobraź sobie teraz, że masz do dyspozycji profesjonalną osobę, która czuwa nad Twoimi kontaktami z klientem i zespołem. Umawia spotkania, organizuje Twój kalendarz i przypomina o nadchodzących wydarzeniach. Jeśli zadzieje się coś nieoczekiwanego jest w stanie sprawnie i szybko przeorganizować twój dzień. Tym zajmuje się Wirtualna Asystentka.

Umawianie spotkań nie jest „tylko zadaniem”, błahostką – to cały proces komunikacji, kluczowy dla każdej organizacji. Jest to przepływ pracy i informacji w firmie, sprawia, że twój biznes funkcjonuje. Dlatego musisz oddać te działania w dobre ręce. Wirtualna asystentka staje się właścicielem procesu, czuwa nad każdym etapem działań i ma do zaoferowania całą gamę usług .

Taka współpraca przyniesie Ci dużo korzyści, a mniej stresu i niezadowolonych klientów/ współpracowników. Dobrze zorganizowany proces biznesowy – oto czego potrzebujesz. 

Poniżej znajdziesz diagram aktywności eEPC dla procesu organizacji spotkań, który bez przemyślanej koordynacji nie ma szans sprawnego działania:

proces biznesowy
Grafika: Organizacja Spotkań – Proces biznesowy opisany notacją eEPC (extended Even-Driven Process Chain)

Narzędzie wspomagające proces biznesowy – umawianie spotkań – Calendly

W pierwszej fazie organizacji Twojego kalendarza mogą Ci pomóc dostępne na rynku narzędzia. Dzięki nim ustalenie dogodnych terminów staje się dużo łatwiejsze i znacząco zmniejszy ilość wymienianych maili. Najbardziej popularnym systemem do umawiania spotkań jest obecnie Calendly. Nie należy jednak przeceniać jego funkcji ponieważ, najważniejsza część procesu opisanego powyżej nadal pozostaje „nieobsadzona”. Calendly zabezpieczy fazę procesu do momentu ustalenia odpowiedniego terminu. Przygotowanie spotkania i wszystkie czynności związane z obsługą klienta po spotkaniu nadal pozostaną w twoich obowiązkach. A to właśnie w ostatniej fazie tego procesu zapada decyzja czy klient z tobą zostanie czy też zrezygnuje z Twoich usług.

Klient ocenia Twoją firmę przez pryzmat pierwszego kontaktu. To właśnie Twoje profesjonalne przygotowanie do spotkania zadecyduje o twoim wizerunku. Nie pozostawiaj tego przypadkowi.

Poniżej przygotowałam dla Ciebie krótki film opisujący działanie narzędzia Calendly.

Podstawową zasadą Wirtualnych asystentek jest ułatwianie życia przedsiębiorcom i proponowanie usprawnień. Do artykułu Poli dokładam jeszcze jeden pomysł, mam nadzieję, że zauważysz zalety tego narzędzia.

Edyta Rygielska

Wirtualna Asystentka BrandAssist