parallax background

Organizacja eventu – jak zacząć w 5 krokach?

wygodna praca z excel
Wygodna praca z dwoma (i więcej) plikami Excel
8 sierpnia 2018
wordpress.com czy wordpress.org
WordPress.com czy WordPress.org – którą platformę wybrać?
17 sierpnia 2018

Prowadząc biznes, warto zastanowić się nad organizacją własnego eventu. Organizacja eventu to bardzo silne narzędzie komunikacji z klientem. Mniejsze i większe imprezy, pikniki, konferencje, targi – to wszystko służy nawiązywaniu interesujących, zawodowych znajomości, prezentacji nowych usług, szukaniu inspiracji do rozwoju czy integracji Twoich pracowników. Jak więc zacząć przygotowania do organizacji eventu branżowego? Oto 5 koniecznych kroków.


Ustalenie budżetu

Organizacja eventu powinna zawsze zacząć się od oceny możliwości finansowych. Niezależnie od wielkości i rodzaju przedsięzięcia trzeba ustalić budżet. Dzięki temu jesteśmy w stanie ustalić realny plan działania – na co możemy sobie pozwolić odnośnie poczęstunku czy atrakcji dla uczestników.

Dokładny scenariusz wydarzenia

Proces przygotowań jest dość długi, ale gwarantuje to dobrze zorganizowany i pomysłowy event. Należy ustalić program wydarzenia oraz jego charakter.

Bardzo ważnym elementem jest określenie celu i rozpoznanie potrzeb naszych odbiorców. Co chcemy osiągnąć poprzez event? Do kogo chcemy trafić? Na pewno warto poznać charakter pracy i zainteresowania uczestników – innego typu program ustalimy dla branży biznesowej, a inny dla branży rozrywkowej. Program wydarzenia powinien być zaplanowany minuta po minucie. Nawet jeśli nie jest wypełniony atrakcjami, warto zastanowić się, jak sprawić, by goście się nie nudzili.

Wybór miejsca

Najlepiej przygotować listę miejsc, w których może odbyć się nasz event. Jest to jedno z najważniejszych zadań. Miejsce musi być dopasowane do potrzeb imprezy pod względem powierzchni, logistyki, tematu i klimatu imprezy. Dobór odpowiedniego miejsca stanowi punkt wyjścia do dalszej pracy: przygotowania scenariusza imprezy, zaprojektowania scenografii, zaplanowania oświetlenia i doboru multimediów.

Promocja

Trzeba pomyśleć, jak dotrzeć z informacją o naszym wydarzeniu do potencjalnych odbiorców. Dobra informacja ma nie tylko mówić o samym wydarzeniu, lecz również zachęcać do udziału w nim.

Podczas promowania eventu warto zainwestować w reklamy w takich mediach, które oferują największą skuteczność w dotarciu do potencjalnych uczestników.

Tak jak wszystko, także i promocję eventu musimy dokładnie zaplanować.

Form jest wiele:

  • reklamy w mediach,
  • reklama w mediach społecznościowych,
  • wspólne akcje reklamowe wraz z partnerami
  • pozyskanie lokalnych partnerów medialnych.

Sposoby na skuteczną promocję eventu opiszemy w kolejnym artykule.

Plan B

Nawet podczas najstaranniej zaplanowanego eventu mogą wydarzyć się różne zakłócenia, które zaburzą przygotowany wcześniej scenariusz. Staraj się przewidzieć te możliwości i zawsze miej w zanadrzu coś dodatkowego.

 

Jeśli wciąż nie jesteś przekonany do zorganizowania eventu, zapraszamy do naszych artykułów: “O czym należy pamiętać, promując swoją firmę na eventach?” oraz “Jak promować event”?

Pamiętaj także, że jeżeli potrzebujesz wsparcia przy organizacji swojego eventu, zespół Wirtualnych Asystentek BrandAssist jest zwarty i gotowy, aby Ci pomóc.

 

Magdalena Żurawska

Wirtualna Asystentka BrandAssist