parallax background

Jedziesz na urlop? Przygotuj się i deleguj zadania!

proces biznesowy
Organizacja Spotkań – niedoceniony kluczowy proces biznesowy
10 czerwca 2020
InstaStory
InstaStory – budowanie marki osobistej w Social Mediach
10 sierpnia 2020

Sezon urlopowy w pełni, choć w tym roku inny niż zwykle. Spragnieni po wiośnie spędzonej w dużej mierze w domach marzymy, by się gdzieś wyrwać. Może nad morze, albo w góry, może na wieś lub nad jezioro, byle nie siedzieć w domu. Urlop!

Zmiana otoczenia jest bardzo przydatna dla zdrowia psychicznego, przerwa w pracy też nie zaszkodzi. Jak jednak przygotować się do urlopu, aby móc spokojnie wyjechać i mieć do czego wracać? Rozwiązaniem dla soloprenerów (samodzielnych przedsiębiorców) jest rzecz jasna Wirtualna Asystentka.

Chwila wolnego na urlopie? Polecamy nasz ebook o tym jak współpracować z Wirtualną Asystentką!

Krok 1. – Planuj urlop z wyprzedzeniem

Niestety, mimo wolności jaką daje własna firma czasami ciężko z dnia na dzień zamknąć biznes i iść na wakacje. Miej to na uwadze kupując wakacje last minute i na spokojnie zaplanuj pójście na urlop. 
Dzięki temu unikniesz nerwowego domykania spraw w firmie połączonego z pakowaniem się na ostatnią chwilę.

Pamiętaj, że komputery i woda to nieudana kombinacja- zadbaj więc o minimalizację stresu ubezpieczając swój sprzęt i robiąc kopię zapasową przed wyjazdem.

Krok 2. – Przeanalizuj swoje obowiązki – co możesz delegować?

Zawsze pierwszym krokiem przed delegowaniem jest analiza stanu obecnego. Spisz swoje obowiązki. Zastanów się na jakie zadania składa się Twoja praca. Jakie są daty, terminy graniczne. Czy poza samą pracą muszą się odbyć np. działania administracyjne np. wypłata wynagrodzeń, płatność podatków czy zamknięcie okresu u księgowej? Co musi się dziać, aby osiągnąć preferowane rezultaty?

Jeśli już współpracujesz z Wirtualną Asystentką to zastanów się, na ile jest ona samodzielna w zadaniach, a na ile wykonanie zadań jest zależne od Ciebie i Twoich decyzji. Przeanalizuj w jakich procesach jesteś „wąskim gardłem”. Przemyśl, co z tego co robisz na co dzień, może poczekać do końca urlopu, a co musi zostać wykonane. Być może są zadania, których nie chcesz delegować – to jest w porządku i całkowicie naturalne.
Wypracuj rozwiązanie.

À propos procesów – jeśli jeszcze nie są spisane, to okres przygotowań do urlopu to najwyższa na to pora!
Pamiętaj, by gdzieś chociaż orientacyjnie zaznaczyć wyjątki od procesów – zawsze znajdzie się jakiś stary klient czy znajomy, który ma specjalnie warunki i pojawi się u wirtualnych drzwi twojej firmy, gdy tylko zamkną się za Tobą drzwi 😉. Dobrze, aby osoba, która została na posterunku wiedziała, jak zachować się w nietypowych sytuacjach i nie musiała do Ciebie dzwonić z każdym pytaniem.

PROTIP:

Czasami spisanie wszystkiego może być zadaniem na półroczne przygotowania, lub efektem byłby dokument formatu wielkiej encyklopedii. Który zastępca będzie miał czas, aby to przeczytać i się do tego stosować(?!)

Polecamy w takiej sytuacji spisanie najważniejszych punktów i zrobienie instrukcji procesu w formie video z użyciem programu Loom
Przy przekazywaniu obowiązków możesz też umówić się na spotkanie Zoom (które warto nagrywać), aby osoba zastępująca mogła wrócić do danego zagadnienia.

Krok 3 – Zastanów się, na jaki poziom odcięcia możesz sobie pozwolić i ustal zasady kontaktu

Pamiętasz te „wąskie gardła” z poprzedniego kroku? Zastanów się co można w ich temacie zrobić.

Czy masz np. wspólnika, który może przejąć podejmowanie decyzji?
Można stworzyć algorytm dla podejmowania decyzji i na jego podstawie działać będzie asystentka?

Czy może w końcu chcesz np. umówić się na dyżurne spotkania konkretnego dnia o konkretnej godzinie, aby asystentka mogła uzyskać od Ciebie potrzebne do dalszej pracy informacje i decyzje. Lepsze wakacje z których wykroisz godzinę-dwie w tygodniu na popchnięcie ważnych spraw, niż stresowanie się przez cały czas „co tam się w firmie dzieje” i zaglądanie na pocztę w telefonie.

Ustal czy i w jakich sprawach oraz kiedy wolno zakłócać Twój wypoczynek. Jeśli na wakacje jedziesz z rodziną uprzedź ich także o zasadach komunikacji z firmą – oszczędzi to, mamy nadzieję, niezrozumienia i nieprzyjemnych sytuacji.

Krok 4 – Jak nie wypali urlop, to może chociaż workation?

Czasami nie da się opuścić posterunku i odciąć się na 100% od pracy. Spójrzmy prawdzie w oczy – prowadząc własną firmę czasami jest to trudne lub niemożliwe.  

Dla wielu przedsiębiorców zawsze jest „nie ten czas”, by iść na urlop. Jak na złość, kiedy rodzina ma wolne, to akurat wszyscy klienci bardzo potrzebują Twoich usług.

Pomyśl nad połączeniem wakacyjnego wyjazdu z bliskimi z pracą zdalną na 25-50%.
To zdumiewające jak dużo idzie zrobić w ograniczonym z góry czasie.

Dzięki wsparciu Wirtualnej Asystentki część zadań będzie się toczyła, a Tobie zostaną jedynie najistotniejsze sprawy, w których nikt Cię nie zastąpi.

Pamiętaj tylko, by na miejsce odpoczynku wybrać lokalizację, która ma przyzwoity internet (oszczędzi Ci to wielu nerwów).

Krok 5.  – Gdy wypoczywasz – wypoczywaj.

Łatwo nam mówić, ale jeśli dobrze się przygotujesz, to świat się podczas Twojego urlopu nie zawali. Spędź ten czas dobrze, uważnie i wartościowo. Zmień otoczenie i spędzaj czas tak, jak lubisz. W końcu są wakacje!

Masz urlop? W czym pomoże wirtualna asystentka?

Urlop jest potrzebny i zdecydowanie zasłużony. Jeśli jesteś soloprenerem, właścicielem jednoosobowej firmy, to nie masz zespołu, któremu mógłbyś zlecić zadania na czas urlopu.

Tu z pomocą pojawiają się Wirtualne Asystentki. W BrandAssist w ten sposób zyskujesz swój własny zespół asystentek-specjalistek.
Nasze asystentki zaopiekują się w czasie Twojej nieobecności zarówno sprawami administracyjnymi, podstawową obsługą klienta czy bardziej technicznymi tematami. Sprawdź nasze możliwości.

Owocnego wypoczynku!

Maja Wróblewska – Lenartowicz

Wirtualna Asystentka BrandAssist