parallax background

Deep Work. Jak Wirtualna Asystentka pomaga w koncentracji?

Zarządzanie czasem, czyli kilka metod na to jak dotrzymać terminów w pracy i nie zwariować.
10 października 2020

Szybkie tempo życia, niezliczona ilość rzecz, które nas rozpraszają nie sprzyjają pracy twórczej. Jeśli twoja praca wymaga skupienia, koncentracji, kreatywności i głębokiego zaangażowania tzw. Deep Work możesz mieć poważne kłopoty z organizacją dnia pracy. Dotyczy to wszystkich pracowników umysłowych, pisarzy, artystów, naukowców no i rzecz jasna przedsiębiorców. Jak Wirtualna Asystentka może Ci pomóc? 

Koncepcja pracy głębokiej Cala Newport’a

Z koncepcją pracy głębokiej (Deep Work) po raz pierwszy zetknęłam się podczas współpracy z klientką, która organizuje wyśmienite szkolenia dla przedsiębiorców z zakresu kompetencji miękkich.

Bardzo wiele Wirtualnych Asystentek przekonuje, że współpraca z nimi to korzyść delegowania. Jako przedsiębiorca pozbywasz się niechcianych, uporczywych, powtarzalnych lub prostych w swojej istocie zadań na rzecz większej ilości wolnego czasu. A jeśli powiem Ci, że współpraca z Wirtualną Asystentką to nie tylko komfort czasu wolnego? Wirtualna Asystentka może pomóc Ci zorganizować twoją pracę w stanie większego skupienia i koncentracji. 

Koncepcja Deep Work nie jest nowością. Wiele znakomitych umysłów w historii korzystało z tej formy pracy. Na przestrzeni lat warunki egzystencji bardzo się zmieniły i coraz trudniej jest nam zachować umysł w pełnym skupieniu. Umiejętność koncentracji staje się dobrem deficytowym. Wszystkiemu winne są narzędzia internetowe: mail, komunikatory, social media, telefony komórkowe, aplikacje internetowe. Nie masz szans na wykonanie zadań, które wymagają od ciebie długich okresów skupienia, gdzie nic nie zakłóca toku twoich myśli. 

Jak wykorzystać Deep Work?

Wyobraź sobie sytuację, gdy masz do napisania bardzo ważną ofertę przetargową dla klienta. Od tego zależy czy twój biznes osiągnie kolejny poziom rozwoju. Dlatego naturalne jest, że tak istotnych zadań nie jesteś w stanie przekazać komuś innemu. Musisz wykonać ją osobiście i zrobić to najlepiej jak potrafisz. 

Siadasz do komputera z bijącym sercem, otwierasz wszystkie materiały i plik Word, który ma zostać przesłany do klienta. Siadasz… i pustka, siedzisz chwilę i myślisz nad pierwszym zdaniem. Nagle przypominasz sobie, że wczoraj wieczorem wpadł mail, który może Ci pomóc w rozpoczęciu dokumentu. Otwierasz skrzynkę i momentalnie wpadają jeszcze dwa inne maile. Jeden od twojego dostawcy, że jeśli nie potwierdzisz dostawy w godzinę to twoje zamówienie zostanie anulowane. Od razu klikasz w przycisk „odpowiedź”. Zanim wyślesz maila dzwoni telefon. To twoja księgowa, która szuka ważnego dokumentu. Dlatego odkładasz wszystko i zaczynasz przeglądać papiery, które leżą na biurku.

Czy któreś z tych zadań udało Ci się wykonać do końca? Czy ruszyłeś choć milimetr w sprawie, która obecnie powinna być dla ciebie najistotniejsza?

Ten brak możliwości skupienia sprawia, że firma działa tu i teraz. W konsekwencji bez określonego planu, strategii czy dalekosiężnych celów. 

Deep Work a sukces przedsiębiorstwa.

Wszystkie czynności jakie wykonujesz podczas dnia pracy pochłaniają czas i uwagę, a oba te zasoby są ograniczone. Z badań wynika, że jesteś w stanie pracować w pełnym skupieniu maksymalnie 4 godziny na dobę. Jeśli więc będziesz wykonywać zadania mające małe znaczenie i nie generujące korzyści dla przedsiębiorstwa może Ci zabraknąć czasu i koncentracji na te najważniejsze. A przecież to właśnie te twórcze, wymagające największego skupienia rzeczy przynoszą Ci największy zysk i generują przychód. Suma twoich korzyści zmniejsza się wraz z ilością zajęć mało istotnych. Zgodnie z zasadą Pareto 20% działań, przynosi aż 80% przychodu.

Cal Newport definiuje te dwa typy zadań następująco:

Praca głęboka (Deep work): Czynności zawodowe wykonywane w stanie koncentracji, przy maksymalnym wykorzystaniu zdolności poznawczych. Czynności te tworzą nowe wartości, sprzyjają doskonaleniu umiejętności i są trudne do powtórzenia”

/Cal Newport „Praca głęboka. Jak odnaleźć sukces w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza”, Wydawnictwo Studio EMKA, s. 7

Praca płytka (shallow work): Niewymagające poznawczo czynności o charakterze organizacyjnym, często wykonywane w stanie rozproszenia uwagi. Czynności te nie tworzą nowych wartości i są łatwe do powtórzenia.”

/Cal Newport „Praca głęboka. Jak odnaleźć sukces w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza”, Wydawnictwo Studio EMKA, s. 12/

Czy jesteś w stanie zidentyfikować oba typy czynności w swojej codziennej pracy?

Rola Wirtualnej Asystentki w organizacji Deep Work.

Żeby współpraca z Wirtualną Asystentką był dla ciebie satysfakcjonująca musisz ustalić jasne zasady współpracy. Jeśli zależy Ci na okresach pracy głębokiej musisz to jasno przedstawić asystentce. Jak powinna wyglądać poprzednia sytuacja z ważną ofertą dla klienta?

Wiesz, że termin wysłania oferty dla ważnego klienta jest za kilka dni. Dlatego spotykasz się ze swoją asystentką i informujesz, że jakiegoś konkretnego dnia od godziny 08.00 – 12.00 piszesz ofertę i nikt, ani nic nie może Cię rozpraszać. Następnie trzy dni przed planowanym dniem Wirtualna Asystentka dostaje zadanie zebrania wszystkich materiałów, maili, artykułów, informacji, które mają Ci pomóc przygotować ważny dokument. 

Później ustalonego dnia Wirtualna Asystentka przekazuje Ci wyniki researchu, przejmuje wszystkie twoje sprawy administracyjne, organizacyjne, zarządcze. Odpisuje na pilne maile, odbiera niespodziewane telefony i dba o to abyś mógł w spokoju, z wolnym umysłem stworzyć najlepszą ofertę jaką jesteś w stanie napisać. W związku z tym nie martwisz się o niezrealizowane zamówienie, dokument dla księgowości ani funkcjonowanie twojego zespołu. TY skupiasz się tylko na tym jednym szalenie ważnym zadaniu, które przyniesie przedsiębiorstwu największe korzyści. 

Taka strategia może być realizowana za każdym razem kiedy losy twojej firmy zależą od czynności absolutnie niezbędnej i wymagającej twojego pełnego zaangażowania i koncentracji.

Twój spokój ducha zapewnią też jasne i proste procesy biznesowe. Dotyczy to takich sfer jak automatyzacja i usprawnienia, obsługa skrzynki mailowej, organizacja spotkań – o wszystkim tym już pisałyśmy na naszym blogu. Jeśli nie wiecie jak się za to zabrać zapraszamy do kontaktu, pomożemy.


Edyta Rygielska

Wirtualna Asystentka BrandAssist