parallax background

Jak pisać maile, by było ich mniej? Podejście proceduralne.

język sprzedaży
10 językowych zabiegów, które rozkręcą sprzedaż – czy je znasz?
10 grudnia 2019
Zaangażowanie na Instagramie
Jak zwiększyć zaangażowanie na Instagramie?
10 lutego 2020

Dlaczego warto poświęcić chwilę na zorganizowane przekazywanie zadań?

Sprawna komunikacja przy pracy zdalnej to klucz do sukcesu. Jak pisać maile, by były skuteczne. Pozwól więc, że zarysuję, jak wygląda komunikacja u nas. W zespole BrandAssist, pracującym 100% zdalnie, komunikujemy się głównie dwoma kanałami – ICProjectem (zarządzanie projektami i zadaniami oraz pomiar czasu pracy) oraz Slackiem (odpowiednik korytarza i kuchni w firmie 😉). Jest też trzeci kanał – na specjalne okazje – poczta elektroniczna. Z kolei do kontaktu z klientami korzystamy z ICP (do delegowania zadań) oraz ewentualnie maila (do spraw organizacyjnych np. wysyłania raportów). 

Problemy komunikacyjne robią się, gdy Klienci czują opór w korzystaniu z ICProject. Bierze się to stąd, że  wymaga on trochę więcej pracy niż wysłanie e-maila z listą zadań i zapomnienie o sprawie. W końcu asystentek potrzebują ludzie, którzy czasu nie mają. Jak pisać więc maile, aby było ich mniej?


Mail to pozorna oszczędność czasu.

Niestety dla asystentek to dodatkowe wyzwanie – w mailach często nie ma kompletu informacji niezbędnych do wykonania zadania. Często trzeba coś doprecyzować lub o cos dopytać, chociażby o termin. I zaczyna się mailowy ping-pong. Ping-pong skutkujący kaskadą wiadomości, z których każdą po otrzymaniu trzeba „przetrawić” wg schematu – kogo dotyczy? Którego zadania dotyczy? Której kwestii konkretnego zadania odpowiedź dotyczy? Czy po tej odpowiedzi mam już wszystko, co muszę wiedzieć? Czy przyszły jeszcze jakieś maile dotyczące tego zadania? A jeśli tak, to która wersja jest obowiązująca? etc…

Przekazując zadanie w ramach ICP, wielu z tych rozważań oszczędzasz asystentce – za co jesteśmy zawsze bardzo wdzięczne.  A dodatkowo samemu zyskujesz porządek w kwestii tego, co i jak zostało przekazane.

Pracuj głęboko!

Cal Newport w książce „Praca głęboka” przekonuje, jak ważne jest skoncentrowanie na pracy i praca tworząca wartość.

Klienci potrzebują więcej czasu na zadania dające wartość (często wymagające pracy głębokiej) i dlatego nawiązują współpracę z Wirtualnymi Asystentkami, by uwolnić swój czas. O uwalnianie czasu na rzeczy naprawdę ważne tu chodzi – więc stawka jest wysoka.

Niemniej jednak, jeśli nie poświęcisz czasu na pełne przekazanie zadania, prawdopodobnie dosięgnie Cię mailowy (lub wiadomościowy) ping-pong. To z kolei będzie wyrywało Cię z pracy, a asystentce nie pozwoli się zanurzyć w realizacji zadania (ani tego dla Ciebie, ani też zadań, dla innych klientów). Obie strony będą niezadowolone, a do tego zagrożony będzie założony przez Ciebie deadline. Tego zdecydowanie nie chcemy.

Jak pisać maile, aby było lepiej?

Wracając do tematu wpisu – Newport sugeruje, by pisząc maile (i zlecając zadania w ICP), podejść do tematu proceduralnie. Co to znaczy? Wyobraź sobie, jakich informacji potrzebuje Twój korespondent (lub asystentka), by jak najszybciej ukończyć zadanie. Po czym druga osoba pozna, że zadanie jest zrobione dobrze.  Zarysuj też ramy czasowe i tytułową procedurę.

Przykłady?

Chcesz się umówić z kimś? Od razu w mailu podaj terminy, które Ci pasują (niech druga strona wybierze) i podaj preferowany sposób (np. Zoom) lub miejsce (Twoja ulubiona kawiarnia?). Podaj, do kiedy potrzebujesz znać decyzję drugiej osoby. 

Jeśli chcesz, aby asystentka umówiła Cię z kontrahentem, podaj te same dane, aby asystentka miała możliwość zawrzeć je w wiadomości i możliwie szybko mogła załatwić sprawę.

Podsyłasz plik do obrobienia asystentce (np. artykuł do wstawienia na blog) – wyjaśnij, czego oczekujesz (np. wstawienia szkicu, z dobranym obrazkiem wyróżniającym, z uzupełnionym SEO).

Jest wiele metod wykonania zadania dobrze – nie każda jednak będzie zgodna z Twoimi oczekiwaniami. Może być zrobiona zbyt podstawowo albo zbyt dokładnie (co z kolei skutkuje większym zużyciem czasu z pakietu). Dopiero wraz z rozwojem współpracy asystentka zyskuje umiejętność czytania w myślach i między wierszami.

Na początku współpracy z asystentką zdecydowanie warto postawić na podejście proceduralne, które pozwoli oszczędzać Twój czas (zarówno unikając ping-ponga jak i nadmiernego wykorzystania czasu z pakietu).

Jak pisać maile? Kilka minut więcej poświęconych na skrupulatny opis zadania, pozwoli oszczędzić więcej Twojego czasu w przyszłości.
Moim zdaniem, to świetna inwestycja!

Maja Wróblewska-Lenartowicz

Wirtualna Asystentka BrandAssist