parallax background

W czym Wirtualna Asystentka może prawnikowi pomóc?

opinia o kursie wirtualna asystentka
Recenzja Agnieszki – uczestniczki wiosennej edycji kursu
2 października 2018
wirtualna asystentka co może zrobić
Wirtualna Asystentka – co może zrobić dla Twojej branży? (wideo)
29 października 2018

Praca prawnika nijak się ma do sprzedawanej nam wizji z seriali czy książek kryminalnych. To głównie spotkania z klientami i dokumenty. Dużo dokumentów, w których powinien być porządek. I terminów, o których trzeba pamiętać. Przekonaj się, w jakich zadaniach Wirtualna Asystentka może odciążyć niewielką kancelarię. Czym może być Wirtualna Asystentka prawnika?


Poniższe case study dotyczy niewielkiej kancelarii – prawnika działającego samodzielnie lub ze wspólnikiem. Dlaczego? Ponieważ przy większej ilości klientów i prawników równolegle niezbędne jest wsparcie “na miejscu”.

Wirtualna Asystentka prawnika jako recepcjonistka czyli Wirtualna Recepcja w kancelarii

Dzwoniący w kółko telefon utrudnia efektywną pracę. W czasie rozpraw i rozmów z klientem telefon powinien milczeć. Z kolei klient dzwoniący powinien móc się umówić lub uzyskać podstawowe informacje. Dlatego Wirtualna Asystentka może obsługiwać dzwoniących klientów. W BrandAssist ta usługa nazywa się Wirtualna Recepcja.

Wirtualna Asystentka pomocą organizacyjną

Korzystając ze zsynchronizowanego kalendarza, Asystentka umawia telefonicznie lub mailowo spotkania i wizyty. Może koordynować spotkania z klientami na mieście – ustalać pasujący wszystkim termin, dokonać rezerwacji stolika w restauracji. Może także zamawiać taksówki, chociaż w erze aplikacji taksówkowych i ubera prawnik szybciej sam zamówi sobie transport.
W przypadku klientów “zamiejscowych” i konieczności wyjazdu do innego miasta na rozprawę Asystentka pomoże w zaplanowaniu delegacji. Sprawdzi, czy możliwy jest dojazd innym środkiem transportu niż samochód (zawsze to kilka godzin w pociągu np. na zapoznanie się z dokumentami). Zarezerwuje w dogodnym miejscu hotel.

Wirtualna Asystentka wsparciem biurowym

Na skrzynkę mailową kancelarii przychodzi sporo wiadomości. Asystentka może wstępnie selekcjonować maile, oznaczać te, które dotyczą obecnie prowadzonych spraw i oznaczać priorytet wiadomości, aby nie zostały pominięte te, które wymagają szybkiej odpowiedzi.
Z racji swojej “wirtualności” asystentka może mieć problem z pomocą przy korespondencji fizycznej. Rozwiązaniem może być znalezienie Wirtualnej Asystentki pracującej zdalnie w naszej okolicy. Wówczas wiele zadań takich jak archiwizacja dokumentów fizycznych, kopiowanie ich do systemu czy wysyłki pocztowe także może zostać zlecone asystentce. Nic nie stoi na przeszkodzie, by współpracować np. w 80% zdalnie.

Formatowanie dokumentów jest konieczne, ale wymaga czasu. Jest więc idealnym zadaniem do oddelegowania Wirtualnej Asystentce.
Jeśli zostanie przyjęty system archiwizowania kopii dokumentów w chmurze, asystentka może wyszukiwać i przesyłać potrzebne dokumenty prawnikowi lub klientowi, który tego potrzebuje.

Wirtualna Asystentka prawnika  – wsparcie w obszarze prywatnym

Nic nie stoi na przeszkodzie, by Wirtualna Asystentka pomagała w prywatnych sprawunkach. Czasami umówienie prawnika lub członka jego rodziny do lekarza, zamówienie biletów do teatru czy research prezentów to najcenniejsza pomoc. Pozwala zadbać o relacje, o które ciężko zadbać, gdy wiecznie brakuje czasu.

W skrócie Wirtualna Asystentka pomoże prawnikowi w:
• obsłudze telefonicznej klientów (odbieranie telefonów),
• umawianiu spotkań i rezerwacjach np. stolika w restauracji,
• organizacji delegacji (wybór transportu, hotelu),
• sortowaniu i priorytetyzowaniu wiadomości mailowych,
• formatowaniu dokumentów,
• sprawunkach prywatnych (umawianie wizyt u lekarza, rezerwacje na wydarzenia kulturalne, zakupy online, researche).

Podsumowując, zdalne usługi asystenckie są świetnym rozwiązaniem, kiedy prawnik lub mała kancelaria nie może lub nie chce sobie pozwolić na luksus stacjonarnego, pełnoetatowego asystenta. Sprawdzi się także, jeśli zależy ci wyłącznie na obsłudze telefonicznej.

Jeśli nie wiesz, jak współpracować z Wirtualną Asystentką, by nie stracić kontroli i pieniędzy, zachęcam do zapoznania się z kursem online. Dowiesz się z niego, jak znaleźć idealną Wirtualną Asystentkę, na co zwracać uwagę i jak zorganizować Waszą współpracę.

 

Maja Wróblewska-Lenartowicz

Wirtualna Asystentka BrandAssist