parallax background

Automatyzacje dla biznesu. Czy warto?

InstaStory
InstaStory – budowanie marki osobistej w Social Mediach
10 sierpnia 2020
Zarządzanie czasem, czyli kilka metod na to, jak dotrzymać terminów w pracy i nie zwariować.
10 października 2020

“Czas to pieniądz” – do niedawna właśnie tak się mówiło. Od czasu, gdy rozwinął się na dobre biznes online, to powiedzenie powinno brzmieć właściwie: automatyzacje to czas.
Czasu nie kupimy, ale możemy go zaoszczędzić – dzięki automatyzacji oraz delegowaniu zadań.

Automatyzacje

Automatyzacja to, najprościej ujmując, praca bez naszego udziału. Ustawiamy, przygotowujemy pewien proces, a następnie działa on tak długo, aż go wyłączymy.

Automatyzacje możemy wdrożyć w wiele obszarów życia – nie tylko w prowadzonym biznesie. Z pewnością nieobce są nam stałe zlecenia na kontach bankowych. To również automatyzacja. Bardzo pożyteczna, bo nie musimy pamiętać o terminach rachunków do zapłaty.

W biznesie najbardziej się przydają zwłaszcza w kontaktach z klientami (lub ich pozyskiwaniem), prostą obsługą księgową oraz działaniem w social mediach. 

Celowość automatyzacji w biznesie

Pracujemy i dbamy o swój biznes. Chcemy, aby się rozwijał. Jedyną przeszkodą nie do pokonania jest … dwudziestoczterogodzinna doba. Czasu mamy wszyscy tyle samo. Jak to się dzieje, że inni sprawiają wrażenie jakby nie pracowali prawie wcale, a ich zyski ciągle rosną i biznes kwitnie?

Ich sekret to właśnie automatyzacja procesów, ich optymalizacja i … delegowanie zadań wykwalifikowanym specjalistom. 

W ostatnim zagadnieniu uzyskasz pomoc u nas, w BrandAssist. Nasz zespół wirtualnych asystentek jest w pełni przygotowany, aby kompleksowo pomagać każdym biznesie. Sprawdź naszą ofertę.


Co zyskujemy dzięki automatyzacji? Kluczową korzyścią jest przede wszystkim czas. To jedyny nieodnawialny zasób. Nie powinniśmy go marnować. Na wszelkie możliwe sposoby powinniśmy go oszczędzać i spożytkować dużo uważniej na rzeczy naprawdę ważne.

Jakie są jeszcze zalety automatyzacji?

  • tworzenie powtarzalnych procedur – przydają się przy zatrudnianiu pracowników lub delegowaniu zadań. Możemy ustawić całą “ścieżkę” wdrażania nowych osób, wprowadzić ich w nasz biznes jak najbardziej łagodnie, sprawnie i … szybko. Nie musimy wszystkiego ciągle i ciągle tłumaczyć “nowym”.  
  • elastyczność – Każda zmiana w systemie komputerowym lub programie jest dużo szybsza, niż mimo wszystko, nakłonienie ludzi do zmiany ich nawyków. To drugie trwa niestety dość długo. Szybciej jednak zareagujemy na jakiś “kryzys” mając do czynienia z automatyzacją.
  • mała awaryjność, brak pomyłek – Nie ma co się oszukiwać – komputer jest dużo bardziej niezawodny niż ludzie. Dlatego go lubimy! Nawet jeśli zdarza się jakaś awaria to można na jej  okoliczność ustawić … kolejną automatyzację. Kopie zapasowe danych, awaryjny kanał komunikacji – to wszystko może działać w czasie kryzysowej sytuacji.
  • skalowalność – wszyscy powtarzają: “Skaluj biznes” Dlaczego? Aby zaoszczędzić czas, a mimo to zarabiać coraz więcej. Automatyzacje pozwalają na to. Więcej klientów? Program do mailingu lub fakturowania nie odczuje tego. A my możemy zaobserwować nowe kwoty na koncie bankowym. Dlaczego, więc nie spróbować?

Narzędzia

Przejdźmy do konkretów. Co można zautomatyzować i za pomocą jakich aplikacji, narzędzi? To w tej chwili zaprząta głowę większości z nas.

Podzieliłam narzędzia na dwa obszary tematyczne: obszar klienta oraz działania firmy.

Automatyzacje obszaru klienta

Bez klientów nie byłoby firmy. Biznes nie miałby racji bytu, dlatego musimy o nich szczególnie dbać. Poniżej przytoczę kilka narzędzi, jakie mogą nam skupić się na tych działaniach.

Ankiety i formularze

Quform – to płatna wtyczka na WordPress, dzięki której możesz ustawić ankietę powitalną dla klientów. Co nam to daje? Nie musisz wciąż wysyłać maili ofertowych do zainteresowanych. Klient może się od razu zorientować, czy nasza oferta będzie mu odpowiadać.
Darmową alternatywą o skromniejszej formie są Google Forms. Spełniają tą samą funkcję, ale przy większej ilości klientów, zapytań będzie niewystarczająca.

Jakie jeszcze programy możemy wykorzystać? Między innymi:


Mailing i komunikacja z klientem

Wszystko, co składa się na wszelkie informowanie klientów poprzez adres e-mailowy możemy zorganizować poprzez popularne platformy do mailingu oraz e-mail marketingu.

Do najpopularniejszych należą przede wszystkim MailerLite, MailChimp, GetResponse, ActiveCampaign.

Jeśli chcemy na bieżąco informować naszych klientów o aktualizacjach na naszej stronie możemy do tego wykorzystać kanał RSS. Jest to funkcja dostępna w prawie każdej platformie mailingowej. Wystarczy ustawić automatyczną wysyłkę do naszych subskrybentów przygotowany mail z zamieszczonym linkiem naszego kanału RSS.

Social Media

Tutaj możemy podzielić programy na dwie grupy: do komunikacji i publikacji treści. Każda firma obecna w sieci posiada swój fanpage. A tam? Możemy pozyskiwać nowych klientów, usprawniać komunikację i obsługę obecnych, a także budować swój wizerunek, markę.
Wszystko to oczywiste działania, ale skąd wziąć na te wszystkie czynności czas?  Pomogą nam znów automatyzacje, takie jak:

Boty – to programy odpowiadające za “przesiew” i właściwą “kategoryzację” klientów, między innymi na messengerze. Do tego celu możemy wykorzystać dedykowanego bota od Facebooka, ale też skorzystać z bardziej rozbudowanych ( i działających również w innych naszych miejscach w sieci) aplikacji.
Możemy skorzystać z ChatBot  lub Tidio .


Do zaplanowania publikacji na swoich profilach w social mediach możemy wykorzystać między innymi: Later, Hootsuite, Buffer lub jeśli mamy profile tylko na Facebooku i Instagramie – Creator Studio.

Automatyzacje – obszar działalności firmy

Tu już może być różnorodnie. Na początek weźmiemy bezpieczeństwo danych.

Bezpieczeństwo

Korzystamy z wielu programów, przesyłamy dostęp do portali i aplikacji. Jak to robić bezpiecznie? Wykorzystując automatyczne szyfrowanie. Do zapisywanie haseł przyda się manager jak: 1Password lub LastPass 

Kolejną sprawą, o którą warto zadbać to kopia zapasowa danych. Najlepiej gdyby robiła się sama, prawda? Można to tak skonfigurować. Mając dysk sieciowy i jego dedykowany program automatycznych kopii zapasowych. Można również pokusić się o ustawienie takiej automatyzacji w połączeniu z Google Dyskiem, Dropboxem lub OneDrive. Skonfigurujesz to w ustawieniach swojego laptopa, komputera, telefonu.

Projekty

Do nadzorowania projektów i zarządzania nimi przydadzą się na pewno programy lub aplikacje, w których na bieżąco i bez problemu będzie można kontrolować stan danego przedsięwzięcia bez konieczności pisania maili, telefonowania. Przypisywanie zadań dla konkretnych osób nigdy nie było łatwiejsze.

Do najpopularniejszych należy: Trello, Asana, Nozbe, IC Project.

Zdjęcia

Czy chodzi o fotografie na stronę, czy o pracę z nimi, obecnie praktycznie każda firma potrzebuje zdjęć.
Problem z przechowywaniem zdjęć jest taki, że zazwyczaj te nadające się do druku są  zbyt “ciężkie”, aby umieszczać na stronie internetowej. Co w takim przypadku zrobić? Zmniejszyć ich rozmiar “hurtowo”!

Zdjęcia “odchudzimy” za pomocą Image Resizer for Windows lub Light Image Resizer 

Księgowość

I na koniec faktury. Chyba nikt sobie już nie wyobraża by miał każdą fakturę ręcznie wystawiać. Delegowanie finansów firmy biurom księgowym to już standard. Co zrobić, jeśli zależy nam na szybkim i bezproblemowym wystawianiu faktur w sieci?
Mamy do dyspozycji kilka alternatyw: Fakturownia.pl, iFirma to dwie najbardziej popularne. 

Zakończenie

To tylko pobieżne zestawienie narzędzi, jakie pomogą zautomatyzować pracę w firmie. 

Jeśli którekolwiek zainteresowało Cię, proponuję w pierwszej kolejności przyjrzeć się opiniom na temat wybranego narzędzia, a następnie porozmawiać z supportem lub działem sprzedaży. Dokonanie wyboru właściwego narzędzia wpłynie na cały biznes, nie ma potrzeby się przy tym śpieszyć, lepiej jest zrobić to dokładnie i po analizie wszystkich możliwości.

Wdrożenie automatyzacji w biznesie może zająć trochę czasu. Nie będzie on jednak stracony. To inwestycja w sprawniejsze działanie i ciągły rozwój firmy. Jeśli nie czujemy się na siłach, aby samemu wdrożyć wybrane platformy lub wtyczki należy poszukać specjalisty. W ten sposób zaoszczędzimy nie tylko pieniądze firmy, ale swój czas i nerwy.

We wdrażaniu może pomóc wykwalifikowana wirtualna asystentka – wystarczy skontaktować się z nami .
A jak nie stracić czasu i kontroli nad własną firmą współpracując z wirtualną asystentką? Na to odpowie ten e-book.


Danuta Cybulska

Wirtualna Asystentka BrandAssist