parallax background

Wygodna praca z dwoma (i więcej) plikami Excel

mikrofon-wywiad-pytania
Wywiad z Elą – uczestniczką pierwszej edycji kursu BrandAssist Wirtualna Asystentka
19 czerwca 2018
organizacja eventu
Organizacja eventu – jak zacząć w 5 krokach?
13 sierpnia 2018

Porównywanie danych między dwoma lub kilkoma plikami Excel bywa uciążliwe. Poznaj metody na ułatwienie sobie pracy dzięki kilku prostym trickom.


 

Zapewne nieraz zdarzyło Wam się pracować na kilku plikach Excela i żmudnie przeskakiwać między nimi. Uciążliwe jest to zwłaszcza wtedy, gdy mamy dokonać porównania plików, przenieść konkretne rzeczy, dane z jednego pliku do drugiego. Pomijając to, iż najczęściej używamy do tego myszki i klikami w konkretne pliki Excela z pomocą mogą nam przyjść dwa skróty klawiszowe.

Alt + Tab dzięki któremu w łatwy sposób przemieścimy się pomiędzy wszystkimi aktualnie otwartymi plikami. Na wybraniu kombinacji klawiszy na ekranie ukaże nam się a’la pulpit pokazujący nam co mamy otwarte i cały czas powtarzając nasz skrót możemy przeskakiwać między plikami co będzie skutkowało wyciągnięciem na wierzch wybranego.

Do wyboru mamy jeszcze drugi skrót, mianowicie Ctrl + Tab, który pozwala nam już poruszać się w ramach danego programu. Jeśli działamy na Excelu i wybierzemy kombinację klawiszy, pokażą nam one na ekranie wszystkie otwarte pliki Excela. Analogicznie jak mielibyśmy otwartych wiele plików Word, pokazałoby nam je na monitorze wszystkie i powtarzając kombinację klawiszy, moglibyśmy wybrać pożądany plik.

Skróty klawiaturowe Alt+Tab oraz Ctrl+Tab

Na szczęście w programie znajdziemy również bardzo przydatną funkcję która sama automatycznie pokazuje nam na monitorze dwa pliki obok siebie.

Mowa tu o „Wyświetl obok siebie”, dostępnej w zakładce „Widok”:Wygodna praca z excelem - Możemy wyświetlić obok siebie arkusze Excel (Widok -> Wyświetl obok siebie)

Po wybraniu tej opcji, jeśli mamy otwarte więcej niż dwa pliki Excela, ukaże nam się okno dające nam wybór który plik chcemy otworzyć obok obecnego:

Wygodna praca z excelem - wybierz, które pliki chcesz ze sobą porównywać

Wybierając nasz plik, otrzymamy widok podzielonego wzdłuż ekranu, gdzie u góry będzie nasz pierwszy plik a na dole przed chwilą dodany:

Wygodna praca z excelem - dwa pliki excel na jednym ekranie

Opcja automatycznie ma włączone „Przewijanie synchroniczne” co znaczy, iż przewijając górny plik, jednocześnie przewijamy ten na dole. Jeśli wolimy przewijać dane w plikach niezależnie, wystarczy odklinkąć tę opcję:

Wygodna praca z excelem - przewijanie synchroniczne dwóch plików

Działanie na dwóch plikach na raz, używając opisanej funkcji, jest bardzo przydatne jeśli działamy tylko na jednym monitorze.

W ostatnich wersjach pakietu Office standardem jest, iż działając na dwóch lub więcej monitorach, możemy każdy nasz plik mieć na innym monitorze – wystarczy go sobie przesunąć tam gdzie chcemy.

Z ciekawostek, lata wstecz, w znacznie starszych wersjach Office’a takiej opcji nie było. Mając otwartych wiele plików Excela, nie można było łatwo przesuwać sobie ich między monitorami. Jak to zawsze bywa i na to był sposób;) Wystarczyło otworzyć nowy – pusty plik excelowy klasyczną metodą: „Plik-> Otwórz…”, przesunąć go na inny monitor i otworzyć w nim nasz docelowy dokument. Było to dość uciążliwe przy codziennej pracy, ale nie mniej niż przeskakiwanie między plikami.

 

Zainteresował cię temat Excela? Przeczytaj też artykuł o SmartArt.

Jeśli natomiast arkusze kalkulacyjne spędzają ci sen z powiek, pamiętaj, że zawsze możesz oddelegować tego typu zadania Wirtualej Asystentce BrandAssist!

 

Katarzyna Kowalska

Wirtualna Asystentka BrandAssist