Narzędzia Wirtualnej Asystentki – pierwsze kroki w Trello

Wirtualana_Asystentka_Szkolenie_a
Pierwsze w Polsce szkolenie na Wirtualną Asystentkę zakończone!
22 grudnia 2017
sklep online
Shoplo – twój pierwszy profesjonalny sklep online
31 stycznia 2018

Dzisiejszy wpis przeznaczę na wprowadzenie „totalnie od zera”. Postaram się pisać tak, aby osoby „nie lubiące się z komputerami” mogły sobie z jego pomocą poradzić, ale wierzę, że nawet trello-wyjadacze znajdą coś przydatnego.


Trello jest stosunkowo łatwym, a jednocześnie wielozadaniowym narzędziem. Może służyć jako komputerowy odpowiednik karteczek z notatkami przyczepionych do tablicy korkowej, lodówki, jako rodzinna książka z przepisami, czy świąteczna lista prezentów, ale też całkiem poważny program do zarządzania projektami i czasem w zespole lub małej firmie. Świetnie nadaje się jako narzędzie Wirtualnej Asystentki do systematyzacji swoich projektów oraz do pracy i komunikacji z Klientem.

Trello jest dostępne przez przeglądarkę internetową na stronie www.trello.com, aplikację desktopową (dla MACów i Windowsa 10), oraz na urządzenia mobilne – tablety i telefony. Warto rozważyć instalację na telefonie – znacznie ułatwia i przyspiesza komunikację.

Rejestracja jest darmowa i nie wymaga nic poza wyborem nazwy naszego konta, emaila oraz hasła. Od dwóch lat Trello jest dostępne w polskiej wersji językowej, a w wersji darmowej umie wystarczająco dużo, aby nie było konieczności przechodzenia na wersję płatną.

Warto wybrać sensowną nazwę dla konta – podczas pracy w zespole za jej pomocą będziemy „przywoływani”. Dla wygody polecam „imięnazwisko” lub kombinację imienia z nazwą firmy lub marki (np. mariaantoninazbrandassist). Jeśli podacie wyłącznie imię lub nazwę nieunikalną, to z całą pewnością Wasze konto będzie miało na końcu numerek (np. imie201). Na szczęście można później nazwę konta zmienić w ustawieniach profilu na estetyczną i unikalną. W tym samym miejscu podaje się później pełne imię i nazwisko – dobrze wygląda nasza przykładowa Maria Antonina wpisze: „Maria Antonina z BrandAssist” (czyli tak, jak wygląda jej nazwa konta, ale już z wielkimi literami i spacjami).
Co do adresu e-mail, przyjdzie na niego potwierdzenie rejestracji (wraz z linkiem aktywacyjnym) oraz późniejsze ewentualne powiadomienia (ich częstotliwość można wybrać w ustawieniach profilu), będzie on także naszym loginem do Trello.

Po rejestracji wita nas sporo wolnej przestrzeni…

Warto zacząć od kliknięcia w prawym górnym rogu okna na szare kółko z inicjałem. Pierwszą z góry opcją będzie Profil, właśnie tam uzupełniamy nasze pełne imię i nazwisko, poprawiamy nazwę użytkownika (nazwę konta), wgrywamy awatar (zdjęcie) oraz podajemy inicjał (który będzie się wyświetlał w kółeczku, jeśli nie zamieścimy naszego zdjęcia).
W „bio” możemy zawrzeć informacje o nas, dane kontaktowe etc.

Jeśli jesteś Klientem, prawdopodobnie Wirtualna Asystentka zaprosi Cię zaraz do Tablicy, na której będziecie razem pracować nad projektami. Jeśli jesteś Wirtualną Asystentką i masz pracować na Trello z Klientem, to stwórz Tablicę i podstawowe Listy i Karty adekwatne do Waszej współpracy (z czasem system będzie ewoluował). A gdy wszystko będzie gotowe, nie zapomnij zaprosić Klienta i dokładnie wyjaśnić mu swój pomysł.

A teraz przejdźmy do rzeczy!

Trello wprowadza pewną terminologię, hierarchiczny podział, bez zrozumienia, której ciężko jest na nim pracować.

W głównym oknie po zalogowaniu mamy Tablice (Boards) – to są nasze projekty, kolekcje, czy foldery i to w nich działamy. Dobrze, gdy Tablice odzwierciedlają główne tematy naszej działalności (np. Klient A, Klient B, „PRV”, „Wyjazd do X”, „Lista prezentów świątecznych” ). Przy ich tworzeniu należy pamiętać, by „nie tworzyć bytów bez potrzeby” – zbyt wiele tablic może utrudnić nam ogarnięcie ogółu zadań. Tablice prywatne są widoczne tylko dla nas oraz zaproszonych przez nas innych użytkowników, natomiast publiczne są dostępne dla wszystkich. Zapraszać członków można w menu tablicy po prawej stronie. Jest to bardzo proste, gdy znamy nazwę użytkownika, jego pełne imię i nazwisko lub jego mail, możemy też wysyłać specjalny link do naszej tablicy. Uwaga: czasami zaproszenia lądują w folderze SPAM w skrzynce pocztowej.

W tablicach mamy Listy (Lists), dzięki którym tworzymy strukturę wewnątrz tablicy, jej wewnętrzny podział. Kilkoma kliknięciami można stworzyć i modyfikować podział na adekwatny do naszych potrzeb. O pomysłach na różne listy napiszę w kolejnym artykule.

W listach tworzymy Karty (Cards), które są wszystkim tym, nad czym pracujemy – to tu ląduje „mięsko”. Klikając w ramach listy „Dodaj kartę…” podajemy jej nazwę. Następnie najeżdżamy na prostokąt z nazwą karty i klikając w niego otwiera się nasza karta, jeśli klikniemy na ołóweczek, to wyświetli się jedynie krótkie menu.

Warto uzupełnić opis karty (można go formatować za pomocą znaczników – ich spis jest dostępny w „Pomoc formatowania”). Można dodać listę zadań, pozwala ona śledzić postęp podczas „odhaczania” działań. Takich list można dodać więcej, można też je kopiować między kartami. Nadanie terminu wykonania pozwoli śledzić nasze zobowiązania – zadania bliskie lub z przekroczonym terminem będą miały wyraźne oznaczenie. Pomocne jest dodawanie załączników (ograniczone do 10MB w wersji darmowej Trello, do 250MB w wersji płatnej). Karty możemy z łatwością przenosić między listami poprzez przeciągnięcie, a także kopiować je do innych list. Najważniejsze – komentarze jako forma komunikacji. I oto najważniejsza rada: zawsze gdy pracujemy z kimś nad projektem, to komentując przywołajmy go poprzez „@jego-nazwa-konta”. Po wpisaniu małpki pojawi się auto uzupełniająca lista z osób, które są dodane do tej tablicy.

Garść porad na deser

* Aby ułatwić wizualne rozróżnianie tablic „na pierwszy rzut oka” można ustawić dla nich różne tła. Tła mogą być w jednolitych kolorach, albo piękne zdjęcia z katalogu. Możemy je wyszukiwać wpisując angielskie hasła opisujące grafikę np. „business”, „cat”, „nature” lub przeglądać po kolei wszystkie grafiki – a jest ich naprawdę dużo i cieszą oko.
Tła przydają się też, gdy mamy otwarte kilka okien w przeglądarce z różnymi tablicami Trello – wpływają na wygląd fawikony (malutkiej ikony przy nazwie karty w przeglądarce).

* Aby karta „rzucała się w oczy”, można dodać do niej załącznik graficzny (zdjęcie, obrazek), wówczas automatycznie zostanie on okładką karty (lub trzeba będzie kliknąć w Stwórz okładkę) – najlepiej prezentują się grafiki o kształcie bliskim kwadratu.

* W wersji darmowej mamy do dyspozycji jeden dodatek  („power up”) na tablicę. Warto zastanowić się, co będzie nam tak naprawdę potrzebne przy dużej ilości zadań z określonymi terminami lub przy planowaniu postów na social media. Wtedy sprawdzi się widok kalendarza, jeśli mamy wiele plików do przekazywania sobie, warto zintegrować się z Dropboxem lub Googledrive.  W tablicy z prezentami świątecznymi natomiast, o zawał serca przyprawi nas dodatek Costello pozwalający sumować kwoty, które nadaliśmy poszczególnym kartom, prezentom – trzymanie ręki na pulsie, jeśli chodzi o wydatki, zawsze się opłaca.

* Warto uważnie zastanowić się nad systemem etykiet dla kart w danej tablicy, gdyż znacznie ułatwiają pracę i pozwalają na filtrowanie kart na całej tablicy. Możemy kolorom przypisać stopień pilności (zielone – OK, żółte-uwaga, czerwone – PILNE), przypisać je osobom (różowy – ja, niebieski-klient) lub rodzajami działań – wyobraźnia i potrzeby są naszym limitem!

Trello ułatwi i zagreguje współpracę Wirtualnej Asystentki z Klientem w jednym miejscu oraz sprawdzi się jako narzędzie do ogarniania czasu i projektów. W następnym artykule z serii przedstawię bardziej zaawansowane pomysły na wykorzystanie Trello. W wolnej chwili zapraszam Was do zapoznania się również z innymi niezbędnymi narzędziami jak np. SmartArt lub Excelowe „przyda się”.

 

Maja Wróblewska – Lenartowicz

Asystentka Wirtualna BrandAssist